Kalbėdami apie sveikatos stiprinimą daug dėmesio skiriame gyventojų įpročiams: judėjimui, mitybai, miegui. Tačiau yra ir įstaigos vidaus įpročiai, kuriuos verta peržiūrėti lygiai taip pat kritiškai. Vienas jų – įprotis rutininius darbus atlikti taip, kaip visada: perrašinėti, kopijuoti, tikrinti ranka, nes „taip jau susiklostė“. Įpročio jėga čia veikia lygiai taip pat kaip ir gyvensenoje – nepatogumo nebejaučiame, nes prie jo priprantame.
Testas, kurį verta atlikti kiekvienai komandai
Pabandykite sąžiningai atsakyti: kiek kartų per savaitę tas pats duomuo įvedamas daugiau nei vieną kartą? Dalyvio vardas – registracijos lape, paskui lankomumo žurnale, paskui ataskaitoje. Renginio data – kvietime, kalendoriuje, viešinimo plane ir dar metinėje suvestinėje. Kiekviena pakartotinė įvestis yra ne tik prarastas laikas, bet ir proga suklysti, o klaidos ataskaitose taisomos jau dvigubai ilgiau. Prie to pridėkime nuolatinį dėmesio blaškymą: vos pradėjus turiningesnį darbą, tenka grįžti prie eilinės lentelės, ir mintis vėl renkama iš naujo.
Įdomiausia, kad tikslus atsakymas, kiek kainuoja rankinis darbas, gaunamas vos per kelias minutes: pakanka žinoti veiksmo trukmę, pasikartojimų skaičių ir darbuotojo valandos įkainį. Pamačius metinę sumą eurais, diskusija „ar verta ką nors keisti“ paprastai baigiasi savaime – lieka tik klausimas, nuo kurio proceso pradėti.
Trys požymiai, kad procesas prašosi peržiūros
- Kopijavimas tarp langų. Darbuotojas reguliariai perkelia duomenis iš vieno failo ar sistemos į kitą.
- Mėnesio pabaigos spūstis. Ataskaitiniu laikotarpiu visi kiti darbai sustoja, nes reikia „sunešti skaičius“.
- Vieno žmogaus žinios. Procesą išmano tik vienas kolega, o jam susirgus ar išėjus atostogų rutina tampa galvosūkiu visai likusiai komandai.
Sveika organizacija, kaip ir sveikas žmogus, retkarčiais pasitikrina. Skirkime valandą savo darbo įpročių diagnostikai – ir greičiausiai atrasime rezervą, kurio neduotų joks papildomas etatas: laiką, kuris dabar tyliai ištirpsta tarp lentelių.